10 Dicas para Usar o Gmail no Trabalho

O Gmail é um dos muitos emails disponíveis para os usuários da internet, e você pode estar usando ele em vários momentos, inclusive no seu trabalho. E pensando em facilitar a sua vida no ambiente de trabalho é que trouxemos para você dez dicas.

1. Gmail com seu domínio – O Google Apps é uma suíte que inclui Gmail, Calendar e Docs, e pode ser registrada com outros domínios que não o @gmail.com. “Usar um e-mail customizado pode auxiliar a construir uma identidade e fazer sua empresa parecer mais profissional”.

2. Crie uma assinatura personalizada – Esta é bem conhecida, e a maior parte das pessoas que utilizam o Gmail já possui uma marca pessoal. Mas se você não sabe, basta ir nas Configurações e adicionar a mensagem (normalmente, nome e telefone de contato) que você quer que apareça ao fim dos e-mails que mandar, isso deixa seu perfil bem mais visivel, e pode até conseguir novos contatos de trabalho.

3. Gerencie várias contas – Se você precisa de várias contas para o seu trabalho, pode colocá-las todas no Gmail. Com o Mail Fetcher, você pode controlar até cinco contas na mesma interface. Para ativá-lo, vá até Configurações e siga para Contas e importação. Com isso você já ganha bastante tempo.

4. Gmail em todo lugar – Outros serviços podem mandar e-mails que aparecerão para o destinatário como sendo do Gmail. Também na área de Contas e importação.

5. Use marcadores – Para organizar mensagens, nada melhor que os marcadores do Gmail. Se você também usa a ferramenta para trocar e-mails pessoais, por exemplo, é bom diferenciá-los dos de trabalho com tarjas. O problema só recomeça quando você cria marcadores para agrupar outros marcadores.

6. Use mais o Gtalk – Seja para se comunicar com colegas de trabalho, seja para fornecer suporte em tempo real. Se alguém te manda um e-mail urgente, você pode “Responder por chat” usando o comunicador instantâneo. Para usar a capacidade de vídeo, basta uma webcam e um plugin.

7. Monitore as suas tarefas – Simples e útil. Com a opção Tarefas, você pode listar tudo o que tem que fazer no dia e, a cada vez que realiza uma, riscá-la. Para não esquecer nada.

8 – Gmail offline – Na janela Offline das Configurações, dá pra ativar o funcionamento do Gmail mesmo sem conexão de internet. Você pode continuar trabalhar, escrevendo e respondendo mensagens – tão logo volte o sinal, tudo será enviado.

9. Mesmas perguntas, mesmas respostas – Cansado de escrever a mesma coisa, dia após dia? Um plugin em testes no Google Labs cria um repositório de respostas-padrão. Essa mensagem pode ser automatizada – se você estiver de férias, por exemplo.

10. Cheque o destinário, sempre – Got the wrong Bob? (Escolheu o Bob errado?) é outro aplicativo curioso do Google Labs que pretende resolver um problema muito comum (e perigoso, no caso de e-mails corporativos). Como o Gmail conta com autopreenchimento, muitas vezes a pessoa responde o e-mail para a pessoa errada. Então aproveite todas as 10 dicas para usar o Gmail no trabalho dicas que acabamos de listar para você, e se ainda não tem um Gmail, crie sua conta Gmail agora mesmo.