Profissionais devem ter cuidado ao enviar e-mails no ambiente de trabalho

Os profissionais devem ter cuidado ao enviar e-mails no ambiente de trabalho, afinal, qualquer deslize via correio eletrônico pode causar a perda de clientes. Muitas mensagens possuem erros ortográficos e problemas de concordância, por isso comprometem a credibilidade da empresa.

Reflita no seguinte caso:  um funcionário da área comercial está perto de fechar um contrato para oferecer serviços de curso de gramática, no entanto, envia a proposta ao cliente via e-mail com múltiplos erros ortográficos. Resultado: o cliente desiste da contratação e a empresa acaba prejudicada.

O exemplo dado por Reinaldo Passadori diretor do Instituto Passadori – Educação Corporativa, simula a falta de cuidado que o profissional teve ao mandar uma proposta por e-mail no expediente de trabalho.

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Profissionais devem ter cuidado ao enviar e-mails no ambiente de trabalho

Os profissionais devem ter cuidado ao enviar e-mails no ambiente de trabalho e adotar algumas precauções. Confira a seguir o que fazer:

Revise o conteúdo da mensagem

Procure sempre revisar a mensagem e use o corretor ortográfico para evitar situações semelhantes. Antes de escrever um e-mail é necessário pensar em cada vírgula e ter toda uma preparação em transmitir a mensagem correta. O ideal é ler duas, ou quantas vezes precisar para assegurar que está tudo correto.

De acordo com o diretor, o e-mail é o perfil do profissional na internet e qualquer falha pode ser prejudicial. “É preciso ter atenção redobrada em relação ao bom entendimento da mensagem que se quer passar. No contexto corporativo, um erro pode comprometer não só a imagem do profissional, como a da empresa”, adverte.

Seja objetivo e coeso

Tom Coelho, palestrante e examinador de assuntos associados ao mercado de trabalho, adverte que a disposição e a objetividade da informação, sua coesão e ortografia são alvos de atenção essenciais para uma comunicação virtual eficaz.

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Não use gírias ou ofensas

Por mais que um cliente pareça próximo, é fundamental evitar o uso de gírias no atendimento por e-mail. As palavras de baixo calão também não devem aparecer na mensagem, pois elas podem prejudicar a imagem da empresa e até mesmo causar processos judiciais.

Cuidado com a troca interna de e-mails

Imagine a seguinte situação: dois colegas de trabalho, de setores diferentes, resolvem trocar e-mails para falar mal do diretor da empresa. Um belo dia, o chefe resolve vigiar a troca de mensagens dos colaboradores e descobre essa “conversa” virtual, que não tem nada a ver com o trabalho e ainda por cima ofende a imagem de um superior. Certeza que esses colaboradores serão demitidos. Para evitar esse tipo de problema, é importante que o e-mail de trabalho seja um canal estritamente profissional.

Dicas para escrever e-mails no trabalho

Desse modo, para evitar que erros e a falta de atenção impliquem em saias justas e circunstâncias constrangedoras, confira a seguir cinco dicas para usar o e-mail, com prudência e organização.

– Responda as mensagens com celeridade;

– Crie uma assinatura automática em todas as respostas e direcionamentos;

– No fim do expediente exclua as mensagens sem importância e guarde as demais em pastas antecipadamente definidas;

– Empregue o recurso de “confirmação de leitura” apenas quando realmente precisar;

– Evite e-mails do tipo “corrente”.

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Os profissionais devem ter cuidado ao enviar e-mails no ambiente de trabalho. Dessa forma, faça de tudo para usar o correio eletrônico de forma produtiva e não comprometa o seu emprego.