Como Organizar um Evento Beneficente

Existem muitas instituições beneficentes no Brasil, que atende as mais diversas necessidades, desde as que auxiliam doentes portadores do vírus HIV, as que ajudam crianças com câncer, vitimas da pobreza, abandono, maus tratos, instituições que abrigam idosos, desabrigados e etc.

É realmente um trabalho muito bonito e gratificante, porem nada fácil. É difícil manter uma instituição beneficente, pois além de estrutura, organização é preciso ter uma boa verba para manter-la com bons padrões de vida, permitindo assim que a instituição cumpra seu objetivo. A verba disponibilizada por órgãos públicos não é o suficiente na maioria das vezes, pois os cuidados e responsabilidades são muitos, e claro, tudo tem um custo.

A maioria das instituições no Brasil vive de doações por parte de donos de empresas, geralmente em mercadorias, como alimentos, roupas, remédios e etc. Toda doação é bem-vinda, porém, existem contas a serem pagas e despesas que necessitam de dinheiro vivo, aí é onde entra estratégias por parte das instituições, como a organização de eventos beneficentes.

No caso de ser o primeiro evento organizado pela instituição, é recomendado que ele seja de pequeno porte, mesmo que não rendam o esperado, ou o necessário. Desta forma é possível adquirir experiência para futuros eventos maiores e bem sucedidos. O planejamento é fundamental, faça um cronograma com todas as atividades, tanto financeiras, quanto na distribuição de tarefas e responsabilidades por parte dos organizadores e participantes voluntários.

Manter o grupo organizador do evento é importante, é fundamental que todos os participantes (funcionários e voluntários) estejam por dentro do andamento da organização, reuniões são fundamentais para manter todos em sintonia e informado do andamento da organização. São necessárias pessoas comprometidas e que se envolvam inteiramente neste processo, para que o evento saia dentro do esperado e com êxito.

Não se deve organizar um evento se baseando em hipóteses e suposições, tenha tudo sobre controle, inclusive considere possibilidades negativas e maneiras de agir em determinadas situações que podem ocorrer, a fim de evitar surpresas desagradáveis e estar preparado.

Um item fundamental para a montagem de um evento beneficente funcionar é a forma com que ele será divulgado, a publicidade tem valor crucial para o sucesso do evento. O retorno financeiro depende muito da sua exposição, e as vantagens de uma boa divulgação vão desde conseguir parceiros, que conhecendo o trabalho da instituição proponham ajuda, desde voluntários que desenvolvam funções diversas, sem cobrar nada.

Para que saia tudo dentro do planejado, é preciso ter foco nos objetivos da instituição com relação ao evento. A visão deve ser focada em três pontos chaves, como: a arrecadação de fundos; a divulgação da instituição; e adquirir parcerias importantes.

É impossível saber como organizar um evento beneficente sem controlar os gastos, mesmo o evento sendo para a arrecadação de fundos, é necessário disponibilizar verba para sua organização e estrutura. Exemplo, um jantar beneficente é possível arrecadar fundos com venda de ingressos, alimentos e bebidas, e atividades, mas para que o evento dispunha destes quesitos é preciso fazer a aquisição de alimentos, alugar aparelhos de entretenimento, pagar a impressão dos convites e etc. É preciso disponibilizar verba para a organização, mas com garantia de reposição e lucro se tudo for muito bem pautado e planejado.

Tire o máximo de proveito da organização, para alcançar seus objetivos financeiros e conquistar aliados neste belo trabalho, além de adquirir experiência para eventos maiores, mais lucrativos e proveitosos para a instituição.
Com tantas dicas é possível manter o controle da situação e garantir um evento de sucesso e com direito a futuras edições.